Dynamics 365 で見積もりから請求書まで管理する

これまで、営業案件と製品について詳しく説明をしてきました。商談が順調に進むと、顧客に向けた見積もりを作成します。その見積もりをもとに商談が受注となると、営業案件を “受注” という状態にして、請求書を作成し、顧客へ提出します。

この一連の流れを Dynamics 365 for Sales で行うための手順をこれからご紹介します。

営業案件から見積もりを作成する

見積もりは、既定セールスメニューの「見積もり」から新規作成することができます。

ただ、商談を進める上で、新規に作成する場合は営業案件から作成するほうが簡単です。そのため、まず営業案件を開きます。そして、「見積もり」より「＋」ボタンにて新規で見積もりを作成します。

そうすると、下の図のように必要な情報（製品、金額、顧客名など）が入力された状態で見積もりが作成されます。あとは、住所などに必要な情報を入力します。

見積もりの作成が完了したら、「見積もりのアクティブ化」をクリックします。

受注の作成

見積もりを顧客に提出後、受注となったら商談は成功です。それでは、さっそく受注のプロセスを行いましょう。まず作成した見積もりを開き、メニューから 「受注の作成」をクリックします。

この際、「受注の作成」のダイアログが出るため、受注日を入力します。関連する営業案件をクローズするため、「営業案件のクローズ」にチェックを入れてOKをクリックします。

これで、営業案件はクローズとなり状態が「受注」となります。

また、先ほどの見積もりは「受注」のレコードとなり、これから受注の処理を行っていきます。

顧客の製品やサービスのデリバリーが完了したら、受注の処理をします。まずは、メニューの「受注の処理」ボタンをクリックします。

そして、受注の処理として「発送日」と「説明」を入力し、「ステータス」を完了します。

これで、受注のレコードが完了、というステータスとなりました。

受注から請求書を作成する

受注のプロセスが完了したので、さっそく請求書を作成していきます。先ほどの受注のレコードのメニューから 「請求書の作成」をクリックします。

そうすると、下記のような請求書のレコードが作成されます。この時点では、ステータスは新規です。請求書の内容を確認したら、「請求書の確認」をクリックして請求書の確認を完了させます。

そうすると、ステータスが請求済みとなります。これで顧客への請求が完了していることになりました。さらに、顧客からの支払いを確認した場合には「請求書の支払い完了」をクリックし、ステータスを 完了に変換します。

これで、リードから始まった営業案件は無事に受注され、支払いまで完了しました。 Dynamics 365のレコード上では、1つの商談が完了したことになります。

このように、Dynamics 365では営業活動の情報管理をスムーズに行うことができますので、ぜひ活用してください。今回の記事は以上です。