Wordテンプレートで見積書を作成

Word テンプレートを使い、自社の見積書を作成する手順をこちらにまとめます。

事前準備

まずは、営業案件を作成し、見積りで使用する製品をいくつか追加しておきます。今回は、営業案件に製品を２つ追加し、税額分も追加した見積もりを事前に作成しました。

合計金額はこの通りです。

見積りテンプレートの作成

それでは、見積りのテンプレートの作成にはいります。

Word テンプレートのダウンロード

まずは「設定」から「テンプレート」をクリックし、「ドキュメント テンプレート」をクリックします。

「新規」ボタンをクリックして、

Word のテンプレートを選択、「エンティティ別にフィルター」で 見積り を選択したら「エンティティの選択」をクリックします。

※ Project Service をインストールしていると、見積りが２つありますが quote のほうを選択します。

ここで 1:N の関連性からエンティティを選択します。

見積り では、下図のように 「製品」とフォーム上で表記されていますが

実際は 見積依頼明細行 というエンティティのサブグリッドであることがわかります。

そのため、1:N の関連付け より 見積依頼明細行 を選択します。

これで見積もり上で、選択された製品が表示されるように設定可能となります。テンプレートをダウンロードしましょう。

Word テンプレートの編集

ダウンロードした Word を開き、「開発」タブから XML マッピングウィンドウ をクリックします。

※ 表示されない場合は、オプションでリボンの設定から「開発」タブにチェックをいれて表示させます。

カスタム XML で urn:microsoft…. を選択します。

見積りと見積依頼明細行 に関連するフィールド内部名が表示されます。これらのフィールドを、Word ドキュメントに当て込むことで、テンプレート化されたドキュメントを生成できます。

たとえば、下図のような簡単な見積りにフィールドを割り当てていきます。

まず 件名 の個所に、見積りでは 名前 (name) をあてます。name を quote から探し、右クリックで 「コンテンツコントロールの挿入」から「リッチテキスト形式」をクリックします。

すると、件名 に name が挿入されたことがわかります。

この要領で、他の個所もフィールドを挿入します。※フィールド名を確認するのが大変な場合は、Metadata Browser. を活用すると便利です。

リピートする表をつくる

次に、見積りに関連付けられている 見積依頼明細行 の値を表に設定します。

まずは表に、製品名や数量、価格を追加します。

リピートしたい行のフィールドをすべて選択して、XML マッピングで、見積依頼明細行 (quote_details) エンティティ名上で右クリックから「コンテンツ コントロールの挿入」 で 繰り返し をクリックします。

これで、繰り返しする行は以下のように ＋ が表示されました。

残りの小計や税額、合計を挿入したら完成です。Word テンプレートに適当な名前を入れて保存しておきます。

Word テンプレートのアップロード

最後にテンプレートをアップロードします。最初にテンプレートをダウンロードした画面で、「テンプレートのアップロード」をクリックして作成してテンプレートをアップロードします。

これで完成です。

見積書の作成

サンプルで作った見積りに戻り、上部メニューの ・・・ より「Word テンプレート」をクリックして、先ほどアップロードしたテンプレート名をクリックします。

ダウンロードされた Word を開くと、意図した通りに見積書ができました。

また、最近のアップデートで PDF として保存も可能になりました。個人的にはこのアップデートはかなり助かります。 ※ユーザーから、Word だとダウンロードした人が自由に値を変えられてしまうので、PDF 化してほしい、という要望がありました。

上部メニューから「PDFの作成」をクリックするとアップロードしたテンプレートを選択できるので、ダウンロードします。

PDF を見ると、なかなかいい感じですね。

以上が、Word テンプレートで見積書を作成する手順でした。一度設定すると使いまわしができるので、とても便利です。

ぜひご活用ください。